Berapa Cetakan yang Dibutuhkan untuk Acara 200 Tamu

Klien menyebut jumlah undangan, kamu harus menerjemahkannya jadi jumlah kertas yang dibawa. Salah di sisi bawah berarti kehabisan di tengah acara — kegagalan yang tidak bisa ditebus dengan apa pun. Salah di sisi atas cuma berarti kamu pulang membawa sisa kertas, dan kertas tidak basi.

Angka dasar yang bisa dipakai

Dari undangan ke tamu yang benar-benar datang, biasanya menyusut. Dari tamu yang datang ke tamu yang berfoto, menyusut lagi. Lalu tamu tidak berfoto sendiri-sendiri — mereka berkelompok.

• Tamu hadir: biasanya sekitar 70-85% dari undangan, tergantung jenis acara dan cuaca.

• Dari yang hadir, sekitar setengah sampai dua pertiga mendatangi booth, kalau boothnya terlihat dan operatornya aktif menyapa.

• Rata-rata satu sesi berisi 3-4 orang di acara Indonesia, karena orang datang berkelompok.

• Sebagian rombongan berfoto lebih dari sekali, terutama kalau antreannya pendek.

Untuk undangan 200: sekitar 160 hadir, sekitar 100 mendatangi booth, terbagi jadi kira-kira 30 rombongan, ditambah pengulangan jadi sekitar 40-50 sesi. Kalau tiap sesi mencetak satu lembar, kebutuhanmu sekitar 50 lembar.

Yang mengubah angka itu, ke atas

• Cetakan per orang, bukan per sesi. Kalau klien minta setiap orang di rombongan dapat satu, satu sesi berisi lima orang jadi lima lembar — dan kebutuhanmu naik tiga sampai empat kali lipat.

• Acara anak muda. Ulang tahun remaja dan after-party menghasilkan pengulangan jauh lebih banyak daripada wedding formal.

• Booth yang ditaruh di jalur utama tamu. Posisi menentukan lebih besar daripada yang diperkirakan.

• Durasi panjang. Booth enam jam bukan sekadar 1,5 kali booth empat jam, karena tamu yang sudah berfoto akan kembali.

• Cetakan tambahan yang dijual. Ini pendapatan, tapi juga konsumsi kertas yang harus diantisipasi.

Yang mengubah angka itu, ke bawah

• Acara formal dengan tamu yang lebih tua. Tingkat partisipasinya lebih rendah.

• Booth di sudut yang tidak terlihat, tanpa penunjuk arah.

• Antrean panjang. Ironisnya, booth yang terlalu ramai justru mengurangi jumlah sesi karena orang menyerah.

• Acara dengan rangkaian padat, di mana tamu duduk sepanjang acara dan hanya bebas di jeda tertentu.

Berapa yang dibawa

Aturan yang aman: bawa perkiraan ditambah 50%, dan bulatkan ke atas mengikuti kemasan roll. Untuk perkiraan 50 lembar, bawa media untuk sekitar 100. Kertas yang tidak terpakai bisa dipakai di acara berikutnya; kehabisan tidak bisa diperbaiki.

Kalau kliennya menjanjikan cetakan per orang, hitung dari jumlah tamu hadir, bukan dari jumlah sesi — dan naikkan cadangannya. Perhitungan biayanya ada di biaya kertas dan ribbon per event.

Kaitannya dengan kapasitas waktu

Jumlah cetakan yang mungkin dibatasi juga oleh waktu. Kalau perkiraanmu 150 sesi tapi booth cuma jalan tiga jam, itu tidak akan terjadi — durasi sesi menjadi penghalangnya. Cek dua angka ini bersamaan, karena klien yang membayar untuk 200 tamu berhak tahu kalau satu booth tidak akan cukup. Hitungannya ada di berapa lama satu sesi photobooth.

Catat hasilnya untuk acara berikutnya

Setelah setiap acara, catat tiga angka: jumlah undangan, jumlah sesi yang berjalan, dan jumlah cetakan yang keluar. Setelah lima acara, kamu punya rasio milikmu sendiri — dan itu jauh lebih akurat daripada perkiraan umum mana pun, karena mencerminkan jenis acara dan gaya operatormu.

Kesimpulan: untuk undangan 200 dengan satu cetakan per sesi, siapkan sekitar 50 lembar dan bawa media untuk 100. Kalau klien minta cetakan per orang, hitung ulang dari jumlah tamu hadir. Dan catat hasil tiap acara — setelah lima acara, tebakanmu berhenti jadi tebakan.