DP, Termin, dan Invoice Vendor Photobooth: Biar Uangnya Masuk

Vendor photobooth jarang bangkrut karena kurang order. Mereka bangkrut karena order masuk terus tapi uangnya baru cair tiga bulan kemudian, sementara kertas, ribbon, dan fee crew harus dibayar hari itu juga.

DP: berapa yang wajar

Standar yang berlaku di industri event Indonesia adalah 30-50% di muka. Angka di bawah 30% membuat tanggal kamu bisa dibatalkan tanpa sakit; angka di atas 50% sering ditolak klien perorangan.

• Untuk klien perorangan (wedding, ulang tahun): 50% saat booking, 50% maksimal H-3. Pelunasan sebelum hari-H, bukan sesudah — menagih setelah acara selesai adalah posisi tawar yang paling lemah.

• Untuk EO/WO yang sudah sering kerja sama: 30% booking, 70% H-3 atau sesuai termin mereka. Rekam jejak boleh mengurangi DP, tapi jangan menghapusnya.

• Untuk klien korporat: ikuti sistem mereka, tapi minta purchase order tertulis sebelum kamu blokir tanggal. PO adalah pengganti DP di dunia korporat.

• Tanggal baru terkunci setelah DP masuk, bukan setelah klien bilang "deal". Tulis ini eksplisit dan tegakkan — sekali kamu memblokir tanggal tanpa DP, kamu akan melakukannya lagi.

Kenapa pelunasan harus sebelum acara

Setelah acara selesai, kamu tidak punya apa-apa lagi untuk ditahan. Sebelum acara, kamu punya kehadiran. Ini bukan soal tidak percaya klien — ini soal menghapus percakapan tidak enak yang bisa dihindari dengan satu baris di kontrak.

Kalau kamu memberi galeri digital sebagai bagian paket, jadwal rilis galeri juga bisa dikaitkan dengan pelunasan untuk klien yang belum punya rekam jejak. Sebutkan di kontrak, jangan diam-diam. Klausul-klausul lain yang layak ada dibahas di kontrak sewa photobooth untuk vendor.

Invoice yang tidak menunda pembayaran sendiri

Banyak vendor menunda uangnya sendiri karena invoice-nya kurang lengkap, lalu bagian keuangan klien mengembalikannya dan siklusnya mengulang dari nol.

• Nomor invoice yang berurutan dan unik. Tanpa itu, tim keuangan klien tidak bisa memprosesnya.

• Nama badan usaha, alamat, dan NPWP kalau ada. Klien korporat sering tidak bisa membayar ke rekening pribadi sama sekali.

• Rincian yang cocok persis dengan penawaran yang mereka setujui — nama paket, jumlah jam, jumlah booth. Selisih satu kata memicu verifikasi ulang.

• Tanggal jatuh tempo yang eksplisit, bukan "setelah acara". Tulis tanggalnya.

• Nomor rekening dan nama pemilik yang benar. Kesalahan huruf di nama rekening adalah alasan penolakan yang paling menyakitkan.

Menagih klien korporat tanpa merusak hubungan

Perusahaan besar biasanya punya termin 30-60 hari yang tidak bisa kamu ubah. Yang bisa kamu ubah adalah kapan hitungan itu mulai — dan hitungannya mulai saat invoice diterima lengkap, bukan saat acara selesai.

• Kirim invoice di hari acara atau maksimal H+1, jangan menunggu akhir bulan.

• Kirim ke orang keuangan, bukan cuma ke panitia yang memesanmu. Panitia sering lupa meneruskan.

• Lampirkan bukti pelaksanaan: laporan singkat berisi jumlah sesi, jumlah cetakan, dan tautan galeri. Ini mempercepat verifikasi internal mereka.

• Tandai di kalender H+14 untuk mengingatkan sekali dengan sopan. Satu pengingat terjadwal jauh lebih efektif daripada menagih waktu ingat.

Lampiran bukti pelaksanaan itu sekaligus jadi bahan promosi untuk acara berikutnya — formatnya dibahas di laporan after-event untuk klien.

Pembatalan dan reschedule

Tulis dua hal di kontrak: DP tidak dikembalikan kalau klien batal, dan reschedule diizinkan sekali dengan syarat tanggal barunya kosong. Ini adil untuk keduanya — klien punya jalan keluar, dan kamu tidak menanggung tanggal yang sudah kamu tolak untuk orang lain.

Untuk pembatalan dari pihakmu (misalnya alatmu rusak total), sebutkan pengembalian penuh plus kewajiban mencarikan vendor pengganti. Klausul ini terlihat merugikan, tapi justru itu yang membuat klien besar berani memakai vendor kecil.

Pisahkan uang usaha dari uang pribadi

Satu rekening khusus usaha, sejak acara pertama. Bukan demi kelihatan profesional, tapi supaya kamu bisa tahu apakah usahamu untung. Tanpa pemisahan, DP yang masuk terasa seperti penghasilan padahal itu kewajiban yang belum kamu kerjakan.

Kesimpulan: DP 30-50% mengunci tanggal, pelunasan sebelum hari-H bukan sesudah, invoice lengkap dikirim H+1 ke orang keuangan, dan satu pengingat terjadwal di H+14. Empat kebiasaan ini lebih menentukan kelangsungan usahamu daripada menambah satu booth.